Der BÖP bietet Anbietern von Software jeder Art für die freiberufliche Praxis die Möglichkeit, ihre Softwarelösung in einem einheitlichen Verfahren beurteilen zu lassen. Die Beurteilung übernehmen IT-Sachverständige anhand eines Kriterienkatalogs, den der BÖP erarbeitet hat und der für alle Anbieter gleichermaßen gilt. Fällt das vom Sachverständigen erstellte Gutachten positiv aus, erhält die Software-Lösung einen eigenen Software-Steckbrief im Mitgliederbereich und ist damit für alle Mitglieder des BÖP sichtbar.

Hintergrund ist, dass Psycholog:innen täglich mit besonders sensiblen personenbezogenen Daten arbeiten. Bei Software für die Praxisverwaltung oder die Online-Berufsausübung ist für sie aber oft schwer nachvollziehbar, wo die Daten verarbeitet werden, wer darauf zugreifen kann und welchen rechtlichen Rahmenbedingungen die Verarbeitung unterliegt. Die Steckbriefe bereiten genau diese Informationen einheitlich auf. Anbieter schaffen damit Vertrauen bei den Mitgliedern und die Mitglieder erhalten eine nachvollziehbare Grundlage für ihre Entscheidung.

Kriterien

Die Sachverständigen beurteilen insbesondere die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, die datenschutzrechtliche Einordnung des Systems nach der DSGVO und dem Datenschutzgesetz, die praktische Umsetzung der berufsrechtlichen Verschwiegenheit, die Transparenz zu Hosting, Datenflüssen, Zugriffsrechten, Subdienstleistern und Konzernbezügen sowie die Nachvollziehbarkeit der bereitgestellten Informationen. Maßstab ist der aktuelle Stand der Technik.

Voraussetzung für einen Steckbrief ist, dass das Gutachten insgesamt zu einer positiven Gesamteinschätzung kommt, Datenschutz und Datensicherheit ohne schwerwiegende Mängel umgesetzt sind und die wesentlichen Informationen nachvollziehbar offengelegt wurden.

Ein Steckbrief bedeutet damit, dass gerichtlich zertifizierte IT-Sachverständige den Datenschutz, die Datensicherheit und die Umsetzung der berufsrechtlichen Verschwiegenheit eingehend beurteilt und insgesamt positiv eingeschätzt haben.

Der Anbieter hat sich dieser aufwendigen Beurteilung freiwillig gestellt und die wesentlichen Informationen zu seiner Softwarelösung offengelegt. Für Mitglieder ist das ein klares Zeichen dafür, dass die Lösung den hohen Anforderungen an den Umgang mit besonders sensiblen Daten gerecht wird. Welche Maßnahmen im Einzelnen bestehen und wie sie fachlich eingeordnet wurden, zeigt der jeweilige Steckbrief.

Ablauf für Anbieter

Die Teilnahme ist freiwillig und steht allen Anbietern von Softwarelösungen jederzeit offen, eine Frist oder einen Stichtag gibt es nicht.

Anbieter, die teilnehmen möchten, melden sich zunächst bei der Rechtsabteilung des BÖP unter recht@boep.at und erhalten dann alle Details zum Verfahren. Für die Beurteilung beauftragen sie allgemein beeidete und gerichtlich zertifizierte IT-Sachverständige ihrer Wahl aus den Fachgebieten 68.60 bzw 68.65 und stellen ihnen die relevanten Informationen und Unterlagen in strukturierter Form zur Verfügung. Die Sachverständigen machen sich anhand dieser Unterlagen und des Systems ein fachliches Bild, stellen bei Bedarf Rückfragen und halten das Ergebnis in einem Gutachten fest. Dieses Gutachten legt der Anbieter anschließend dem BÖP vor.

Die Kosten des Gutachtens tragen die Anbieter selbst. Der BÖP ist am Gutachten wirtschaftlich nicht beteiligt und überlässt die fachliche Beurteilung bewusst den Sachverständigen, die dafür die nötige Expertise mitbringen.

Veröffentlichung und Gültigkeit

Der Steckbrief enthält eine strukturierte Zusammenfassung der Angaben des Anbieters, die zentralen datenschutz- und sicherheitsrelevanten Informationen, die Kernaussagen des Gutachtens, das Prüfdatum und die fachliche Gesamteinschätzung. Geschäftsgeheimnisse, sicherheitskritische technische Details und vertrauliche Informationen bleiben geschützt und werden nicht veröffentlicht. Die Steckbriefe der Software-Lösungen stehen allen Mitgliedern des BÖP im Mitgliederbereich zur Verfügung und sind alphabetisch gereiht.

Ein Steckbrief bleibt zwei Jahre ab Ausstellung des Gutachtens veröffentlicht und kann danach mit einer neuerlichen Beurteilung verlängert werden. Damit die Angaben stets aktuell sind, braucht es für den Steckbrief schon früher eine neuerliche Beurteilung, wenn am System oder an den Rahmenbedingungen wesentliche Änderungen vorgenommen werden, etwa eine grundlegende Änderung der Systemarchitektur, der Wechsel wesentlicher Subdienstleister, eine Änderung des Hosting- oder Konzernmodells oder eine erhebliche Änderung der Datenverarbeitung.

Hinweise für Mitglieder

Mitglieder finden die Software-Steckbriefe nach dem Einloggen unter „Mein BÖP > Beratung & Information“. Da die Teilnahme freiwillig ist, bedeutet ein fehlender Steckbrief nicht, dass eine Software die Kriterien verfehlt. Mitglieder können den Anbieter in diesem Fall aber auf das Verfahren hinweisen und ihm den Link zu dieser Seite schicken.

Die Steckbriefe stellen für Mitglieder eine fachlich fundierte Grundlage bei der Auswahl ihrer Software dar und erleichtern diese Entscheidung erheblich. Die datenschutz- und berufsrechtliche Verantwortung dafür bleibt aber bei ihnen. Verarbeitet ein Anbieter Daten in ihrem Auftrag, müssen sie daher weiterhin selbst beurteilen, ob er hinreichende Garantien für eine datenschutzkonforme Verarbeitung bietet.